Le Service des sports recherche un vacataire administratif

Intitulé du poste : Vacataire administratif – Service des Sports.
Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité du directeur du Service des Sports, rattaché au service de la vie étudiante. 
Localisation : Service des Sports de l'université, Bât Notre-Dame des Champs, RDC, 92 rue d’Assas 75006 Paris
Durée de la mission : Octobre 2026 à juillet 2027
Temps de travail : 
Volume horaire : 7.5 h par semaine le mercredi de préférence. 
Possibilité de fractionner sur 2 demi-journées.

Profil recherché

• Niveau Bac minimum
• Expérience administrative ou associative appréciée.
• Intérêt pour le milieu universitaire et ou sportif.
• Bonne maîtrise des outils informatiques.

Contexte et finalité du poste

Le vacataire administratif contribue au bon fonctionnement du service des sports et de l’AS en assurant des missions de gestion administrative, d'accueil et de suivi des activités sportives destinées aux étudiants, personnels et personnels administratif et enseignant.

Missions principales

Accueil et information

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
• Répondre aux sollicitations par téléphone et par courriel.

Gestion administrative 

• Assurer le suivi administratif des inscriptions aux cours du service des sports.
• Mettre à jour les bases de données et les fichiers de suivi.
• Participer à la gestion et à l'archivage des documents officiels (Convocations Ordre du jour et PV de l’AG de l’AS.
• Préparer et mettre en forme des courriers, tableaux de bord, comptes rendus et documents de communication.
• Gestion des informations de la salle de sport du centre ASSAS.
• Après validation du directeur envoi des excuses TD aux profs. 
• Participation aux tâches de trésorerie impression, mise au parafeur. 

Suivi des activités et événements

• Participer à l'organisation administrative et logistique des réunions, compétitions, et manifestations du service et de l’AS.

Développer la communication du service et de l’AS

• Diffuser des informations relatives aux activités sportives et aux événements organisés : réseaux sociaux, groupes de diffusion ciblés, site internet, etc.
• Dynamiser la visibilité de l’association sportive sur les outils de communication par la création de contenus photos/vidéo, sous différents formats (stories, publication, réel, etc.)
• Améliorer le rayonnement du service et de l’AS en lien avec la direction du service et le service communication de l’université.

Appui à la gestion du service

• Gestion des équipements (textile, matériel sportif)
• Participer au suivi des conventions, réservations d'installations sportives et dossiers administratifs.
• D’autres missions administratives ponctuelles peuvent être ajoutées par la direction du service. 

Compétences requises

Savoirs

• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Connaissance des outils numériques de communication
• Connaissances sur l'organisation de l'enseignement supérieur appréciées.

Savoir-faire

• Rédiger des documents administratifs simples.
• Organiser et classer des informations.
• Utiliser des outils numériques collaboratifs.
• Respecter les procédures administratives les dead-lines et savoir travailler sous pression temporelle. 

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service public.
• Rigueur et organisation.
• Discrétion professionnelle respect des règles de confidentialité et des procédures de l'établissement.
• Communication adaptée avec la hiérarchie.
• Esprit d'équipe.
• Réactivité et autonomie.

Conditions d'exercice

• Présence au bureau du Service des Sports.
• Possibilité d'interventions ponctuelles lors d'événements sportifs en soirée ou le week-end.
• Possibilité de télétravail à évaluer selon capacité d’autonomie de l’agent. 
• Le service des sports se laisse la possibilité de partager le temps de travail pour deux vacataires.

Relations fonctionnelles

• Étudiants et personnels de l'université.
• Enseignants d’EPS titulaires et vacataires.
• Services administratifs de l’université.
• Partenaires institutionnels et sportifs.

CANDIDATURE

Envoyez CV et lettre de motivation à Fabien CANTAMESSI