Gestionnaire de programme de formation de Master GRH et management public H/F

Le/la gestionnaire assure les différentes activités liées au programme de formation de master GRH et management public du Ciffop et en alternance, au master 1 GRH (parcours mutualisés).

1/ Gestion d’une promotion d’une vingtaine d’étudiants par an, en formation initiale et en formation continue, et organisation de l’année universitaire

• Gestion des candidatures et des admissions en lien avec les services de la scolarité : appui à la procédure de recrutement, organisation des jurys d’entretiens, trombinoscope, admission dans le master
• Gestion du planning du master et organisation des séminaires mutualisés avec les autres diplômes du Ciffop et renseignement de CELCAT (prévisionnel et mise à jour)
• Gestion du suivi des absences des étudiants, en liaison avec le CFA et le CFP
• Appui logistique à l’organisation du séminaire d’intégration
• Appui logistique à l’organisation des séminaires d’études délocalisés (Learning Expeditions dans certaines administrations ; éventuellement, voyage d’étude en France ou à l’étranger)
• Appui à l’organisation des différentes manifestations associant les partenaires du master
• Assistance ponctuelle sur l’organisation des travaux et événements pédagogiques, en particulier sur le projet de classe et le Grand Oral
• Collecte et diffusion des supports de cours, des CV des intervenants et des syllabi
• Organisation des examens (demande de sujets aux enseignants, reprographie des sujets, mise sous pli, préparation de la salle d’examen, commande et accueil des surveillants d’épreuves, réception et comptage des copies, envoi des copies aux correcteurs, réception et archivage des copies corrigés)
• Organisation des soutenances de mémoire de fin d’étude
• Collecte, relevé et vérification des notes et préparation du jury de délibération de fin d’année

2/ Interface avec les étudiants, les enseignants et les services administratifs de l’université

• Accueil téléphonique et physique au sein du bureau administratif dédié au Ciffop
• Collecte et transmission de données administratives
• Suivi et conseil de proximité pour les étudiants du master en apprentissage, en liaison avec la responsable des relations entreprises-administrations du Ciffop
• Suivi des services des enseignants, en liaison avec le directeur du diplôme ; renseignement du logiciel OSE en liaison avec les services centraux
• Comptes rendus aux services de l’université
• Suivi administratif en liaison avec les CFA Formasup (pour les apprentis) et le centre de formation permanente de l’université (pour les étudiants en formation continue)
• Organisation des réunions avec les maîtres d’apprentissage et les responsables de stage
• Organisation, en liaison avec le directeur du diplôme, de la réunion annuelle des enseignants du master et du conseil de perfectionnement

3/ Participation aux opérations de développement et de promotion du diplôme

• Assistance au développement des partenariats, en France et à l’international
  - en liaison avec la directrice du programme, mise au point d’un plan de communication du programme, en vue de partenariats avec des écoles de la fonction publique, en France et à l’international
  - appui du directeur du programme pour négocier ces partenariats
  - appui à l’organisation d’un séminaire saisonnier avec les partenaires de l’ENAP (Québec)
• Marketing du diplôme et relations presse
• Promotion des mémoires de fin d’études
• Organisation de la cérémonie de parrainage
• Réseau de suivi de veille avec les DRH des administrations publiques
• En équipe avec les autres gestionnaires, organisation de la cérémonie de remise des diplômes
• Entretien des contacts avec les anciens du master en liaison avec l’association AHRMAP (association d’étudiants du diplôme) et mise en place d’un suivi de leur carrière
• Automatisation d’un certain nombre d’outils de gestion du programme et déploiement d’une démarche-qualité dans la perspective de futures accréditations. Transposition de la démarche qualité déployée pour le programme international
• Gestion logistique pour le soutien des productions du diplôme : ouvrage collectif des enseignants du master par exemple

4/ Assistance à la direction du diplôme

• Organisation des déplacements, gestion des bons de commande et factures relatifs au diplôme

5/ Autres missions

• Le/La gestionnaire du diplôme devra travailler en équipe et se montrer solidaire de ses collègues pour faire face à d’éventuels pics d’activité dans un autre diplôme du Ciffop
• Il/Elle travaillera en coordination avec l’ensemble de l’équipe pour la mise en œuvre de projets transversaux concernant l’administration d’ensemble du Ciffop
• Il/Elle a la charge d’une mission transversale au Ciffop, en liaison avec la responsable de la maison des sciences de gestion : suivi de l’activité des enseignants invités et associés
• En alternance avec ses collègues du Ciffop, il/elle prendra en charge le master 1 de la mention GRH (qui mutualise au semestre 2 les différents parcours du Ciffop

• Autonomie
• Sens de l’organisation
• Rigueur administrative
• Aisance relationnelle
• Qualités rédactionnelles
• Sens du service
• Goût du travail en équipe, de l’accueil et de l’écoute
• Loyauté, réserve et discrétion professionnelle
• Connaissance confirmée de l’organisation administrative française
• Aptitude à l’élargissement de ses connaissances
• Une certaine aisance dans l’utilisation des outils de communication et de collaboration numériques